1. O que é preciso para cadastrar uma publicação?
Apenas os responsáveis indicados pela chefia da Unidade estão habilitados para cadastrar publicação no CGPE. O chefe da Unidade deve enviar por e-mail (sct.cgpe@embrapa.br) o nome completo, o cpf e o e-mail do responsável pelo cadastramento. O responsável deve logar-se no sistema com a senha recebida por e-mail, e acessar, no menu, a opção “Cadastrar Publicação”.
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2. Que tipo de publicação deve ser cadastrada no CGPE?
Qualquer publicação editada no âmbito da Embrapa deverá ser cadastrada no CGPE, quer seja de autoria individual (produzida por um único autor), quer seja de co-autoria (produzida por vários autores) ou de autoria coletiva (criada por iniciativa e responsabilidade da Embrapa, por vários autores cujas contribuições se fundem numa criação autônoma mas podem ser identificadas separadamente).
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3. Por que as publicações devem ser cadastradas antes de iniciada a sua produção física?
Porque nesta fase a publicação já possui todos os dados necessários ao preenchimento do cadastro, como, por exemplo, número de páginas, ISBN ou ISSN (publicação impressa), tempo de duração (vídeo), etc. Há, no CGPE, até mesmo um campo para o registro do mês/ano de previsão de edição da publicação. Além disso, quando a obra é cadastrada o número do CGPE é gerado automaticamente pelo sistema. Como o número deverá ser impresso na capa da publicação (ver tais orientações em “Instruções”) antes da produção dos fotolitos e da impressão da capa, o número deve ser aplicado na arte-final. O número do CGPE impresso na publicação servirá para controle na Coleção Memória Embrapa, assim como prova na avaliação da Unidade pelo Sapre.
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4. Há um limite de número de palavras-chave e ou de um número de linhas para a resenha de uma publicação a ser cadastrada?
Não há limite para a quantidade de palavras-chave. Há sim, um limite de 50 caracteres com espaço para a inscrição de cada palavra-chave, e, para o texto da resenha, um limite de 250 caracteres com espaço.
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5. Ao cadastrar uma publicação antiga, já comercializada e atualmente esgotada, informo "Sim" ou "Não" no campo “Comercializado”?
Você deve informar “Sim” no campo comercializado, e assinalar o título das publicações que tenham sido objeto de exploração comercial pela Embrapa, pois a todas elas é devido direito autoral.
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6. Obras não comercializadas devem ser cadastradas?
Sim. Se a obra não foi comercializada pela Embrapa, o cadastramento dos autores será feito da mesma forma mencionada anteriormente, mas em relação a elas não será necessário informar o percentual de participação dos autores de texto. Neste caso deverá ser informado que a obra não foi comercializada, assinalando-se o primeiro campo no cadastro de publicações.
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7. Publicação reimpressa deve ser novamente cadastrada?
Não. Caso se trate apenas de reimpressão (nova tiragem) não é preciso cadastrar de novo a publicação. No entanto, em se tratando de uma nova edição (segunda edição, por exemplo, para a qual é obrigatória a solicitação de um novo ISBN junto à Biblioteca Nacional) será preciso cadastrar novamente a publicação.
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8. Como devo classificar as publicações editadas em séries não mais existentes?
Se a série mudou de nome, como ocorreu, por exemplo, em relação ao "Boletim de Pesquisa", o qual passou a intitular-se "Boletim de Pesquisa e Desenvolvimento", essa deve ser classificada com a nova descrição da linha editorial em que se enquadra. Já as séries extintas, como, por exemplo, "Instruções Técnicas" e "Recomendações Técnicas", essas devem ser classificadas como "Publicação avulsa".
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9. No cadastro de publicações editadas sem capa, tais como o “Comunicado Técnico” e a “Circular Técnica”, como proceder em relação ao preenchimento do campo “Tipo de capa”, cujas opções são “brochura”, “canoa”, “dura” e “espiral”?
No caso de publicações editadas sem capa, não preencher o campo “Tipo de capa”.
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10. As publicações “Comunicado Técnico” e “Circular Técnica”, cujo revestimento externo é feito por páginas da publicação, também devem ser digitalizadas e enviadas ao administrador?
Sim.
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11. No cadastro de publicações para as quais não foi acordado ainda um percentual de participação, posso deixar de preencher o campo “Percentagem dos autores”? Ou é aconselhável cadastrar uma publicação somente depois de os autores decidirem a percentagem de cada um deles em relação a ela?
É aconselhável cadastrar logo as publicações antigas e a sua autoria, mesmo que o percentual de participação dos autores do texto ainda não tenha sido definido. Depois é só fazer a busca da publicação e preencher o campo destinado ao registro dos percentuais na própria tela de autoria. No entanto, no caso do registro de novas publicações no CGPE, o contrato com os autores já deve estar assinado e, logo, deve estar definido também o percentual de participação de cada um deles.
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12. Como devo proceder no cadastro de uma publicação cujo autor se recusa a cadastrar-se no CGPE?
A função do cadastrador de publicações é vincular o(s) autor(es) à obra. O autor não registrado, independentemente da obra, não será identificado no CGPE como autor, e tampouco será registrado o percentual de sua remuneração.
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13. Como devo cadastrar uma publicação de cuja edição a Unidade participou como responsável e editora?
Se a sua Unidade participou da edição de determinada publicação como responsável e editora, ao cadastrar tal publicação opte pela alternativa “Responsável e editora” no campo “Tipo de participação institucional”. A Unidade poderá ser, ao mesmo tempo, a responsável e a editora, ainda que a produção física dessa obra tenha sido terceirizada.
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14. Como faço para cadastrar uma publicação editada em parceria, no caso de a Unidade parceira possuir ISSN diferente?
A Unidade principal (cujo nome vem impresso em primeiro lugar na ficha catalográfica, na folha de rosto e na quarta capa) deve cadastrar a publicação preenchendo o campo “ISSN”, e registrando o número de série no campo “Volume”. No campo "Outras informações para descrição do produto", informar o nome síntese, o título da série, o número da série e o número do ISSN da(s) outra(s) Unidade(s) parceira(s).
Ex.: Embrapa Algodão - Documentos, XX - ISSN XXXXXXXXXXXX. Portanto, não é necessário cadastrar a publicação uma segunda vez. Além disso, é imprescindível relacionar todas as Unidades participantes na tela de "Participação de instituições" (terceira tela no cadastramento da publicação).
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15. Como devo cadastrar uma obra publicada somente em mídia eletrônica?
Preencha todos os campos relativos à publicação eletrônica (“Linha editorial”, “Título”, “Resenha”, “Tipo de suporte”, “Número do ISSN da versão eletrônica”, “Idioma”, “Edição”, “Local da edição”, “Autores”, “Instituição”, etc.).
No campo
"Outras informações" acrescente:
a) Disponível em: (o endereço eletrônico em que a
publicação está disponível)
b) Acesso em: (dia/mês/ano)
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16. Como devo cadastrar uma obra a princípio publicada em mídia impressa e, posteriormente, em mídia eletrônica? É necessário cadastrar ambas as versões separadamente?
Preencha todos os campos relativos à publicação impressa e eletrônica (“Linha editorial”, “Título”, “Resenha”, “Idioma”, “Edição”, “Local da edição”, “Autores”, “Instituição”, etc.). Nos campos “Tipo de suporte” e “Número do ISSN”, registre os dados da publicação impressa.
No campo
"Outras informações" acrescente:
a) ISSN da versão eletrônica: (número)
b) Disponível em: (o endereço eletrônico em que a
publicação está disponível)
c) Acesso em: (dia/mês/ano)
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17. Como devo cadastrar uma publicação editada por uma Unidade da Embrapa, cujas informações foram geradas em um evento? Devo lançar a Unidade como editora e o evento como responsável?
Preencha todos os campos relativos à publicação e registre a Unidade como instituição editora. Se houver mais de uma instituição editora, a parceira de edição deve ser cadastrada como co-editora.
No campo
"Outras informações" acrescente:
Evento em que o conteúdo foi gerado: (registrar o nome do evento)
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